Tendo em vista a constante alta no nível de corrupção detectada em diversos segmentos corporativos, é possível perceber que está crescendo no ambiente empresarial a busca por práticas de compliance, a fim de evitar crises que possam impactar na imagem, reputação e nos resultados financeiros da organização, diante de situações consideradas antiéticas.
São diversos os fatores que podem vir a prejudicar organizações, independente da área de atuação ou até mesmo do tamanho da empresa. Dentre eles, podemos citar a ausência de orientações normativas, desalinhamento às legislações aplicáveis, a falta de ferramentas preventivas, falha na gestão de processos e operações sem sistema de informação estruturado.
É por conta da falta de itens como estes citados acima que o conceito de compliance surge. Em resumo, o compliance empresarial tem como principal objetivo gerar valor ao negócio, bem como assegurar a sobrevivência da empresa, garantindo atitudes anticorrupção e evitando situações indesejadas que envolvam qualquer ato fora da lei.
Definindo compliance empresarial e entendendo sua importância
Para compreender o que é compliance, precisamos antes de tudo entender a origem da palavra: “Compliance”. Ela vem do verbo “comply”, que na língua inglesa significa “cumprir” ou “estar de acordo com”. Dessa forma, podemos destacar que o compliance empresarial parte do princípio de que todas as atividades da empresa e ações diárias de seus funcionários devem estar sempre dentro da lei.
Em resumo, trata-se de compliance empresarial, o conjunto de técnicas para que uma organização esteja em total conformidade com suas regras, assim como as leis que regem as atividades praticadas.
A importância da implementação de compliance para empresas está diretamente ligada à transparência e alto grau de maturidade na sua gestão. Afinal, uma empresa que possui rotinas de avaliação de compliance, já garante por si só uma estratégia fundamental para a redução dos riscos dos negócios.
Sendo assim, podemos destacar que o compliance empresarial mostra que os grandes responsáveis pela gestão da empresa e suas equipes estão conectados ao pleno domínio dos processos e procedimentos, que por consequência, acabam sendo implementados e executados de forma efetiva de acordo com as leis, normas e políticas comerciais, trabalhistas, contratuais, ambientais, de saúde e segurança do trabalho, privacidade de dados e segurança da informação.
Porém, vale lembrar que, a organização que não possui compliance corre riscos de perdas de cunho financeiro, patrimonial, de mercado, entre muitas outras. Ou seja, é importante ter em mente que o compliance empresarial está sempre ligado ao gerenciamento de riscos.
Na prática, aplicar o compliance empresarial na empresa começa com a identificação de vulnerabilidades, seguido da definição e implementação de um plano de ação para minimizar ou eliminar os maiores riscos identificados. Esteja atento aos passos abaixo:
Avalie e entenda os riscos
Riscos trazidos por potenciais clientes, parceiros de negócios, localização de operação, setor econômico, uso de serviço de terceiros, pagamentos a funcionários estrangeiros, meio ambiente, segurança do trabalho, privacidade de dados, segurança da informação, entre outros.
Entenda quais são os requisitos legais aplicáveis ao seu negócio
Obtenha uma lista de leis que devem ser atendidas pela empresa e estabeleça um check list dos principais requisitos de cada lei! Para facilitar, estão disponíveis no mercado sistemas que dão acesso a lista de legislação. Ele identifica e atualiza frequentemente as legislações e normas aplicáveis ao seu negócio!
Estabeleça políticas e procedimentos
Neste tópico, a alta liderança deve deixar claro como espera que os colaboradores se comportem em questões éticas e legais. A liderança deve dar o exemplo, mostrando que está comprometida com o compliance. Deve criar uma cultura de compliance dentro da companhia.
As políticas devem ser acompanhadas de um código de conduta que orienta o comportamento dos colaboradores. As rotinas devem ser executadas conforme procedimentos documentados e previamente aprovados. A ISO 9001, LGPD, ISO 14001 , ISO 45001 e ISO 27001 ajudam muito neste aspecto!
Comunique-se com seus colaboradores e garanta comportamentos adequados
Sem treinamento e conhecimento a respeito do código de conduta e das práticas da empresa, é impossível garantir que todos os profissionais atuem 100% de acordo com as regras e políticas. Isto inclui mudança da cultura organizacional, através de palestras de integração e conscientização, treinamentos das políticas e código de conduta, cursos das ferramentas de compliance e treinamentos legais de segurança do trabalho.
Denúncias
É preciso garantir que toda e qualquer ação que viole as regras seja denunciada de forma fácil e anônima e que posteriormente seja analisada para então determinar consequências aos envolvidos. A empresa precisa sempre de um canal para comunicação das ansiedades dos colaboradores. Ele também serve para denunciar práticas antiéticas. É bastante importante também a criação do Comitê de Ética que analisa denúncias e determina ações de melhoria!
Atente-se a terceiros
Seus fornecedores, clientes e parceiros também precisam estar de acordo com as normas e regras de compliance, evitando que desvios de comportamento recaiam sobre a organização. É importante estabelecer critérios para seleção de fornecedores e contratados.
Execute
Faça inspeções, testes de documentos, entrevistas com funcionários. Elas são essenciais para identificar se todas as políticas e procedimentos estão sendo seguidos. Em caso de inconsistências, é importante entender as causas dos problemas e planejar a implementação das ações corretivas.
ISO 19600, ISO 37301 e Compliance
Para garantir a constante melhora nas organizações, a ISO 19600 fornece orientação para a implementação do Sistema de Gestão de Compliance. Além disso, a NBR ISO 37301, que será lançada em 07/06/2021 pela ABNT, vem com o objetivo de garantir um modelo certificável, reconhecido internacionalmente, para seu sistema de gestão de compliance e assim avançar de forma eficaz na redução de riscos e melhorias em âmbito geral.
Quais as vantagens?
- Proteção da reputação da empresa – evitando fraudes internas e externas;
- Evitar multas;
- Ganho de credibilidade;
- Atração de novos investidores e parceiros;
- Aumento da governança;
- Melhora na saúde financeira da organização.
Garanta uma gestão bem alinhada com o conceito de compliance
Tendo em vista seu conhecimento a respeito de compliance para empresas, confira algumas dicas para garantir total efetividade do processo.
- Gerar a cultura de compliance através de exemplos da liderança;
- Ter um sistema de normas e padrões da empresa sempre ativo e atualizado;
- Garantir comunicação estruturada a respeito dos instrumentos normativos da empresa;
- Intensificar a rotina de inspeção e fiscalização de atividades;
- Possuir uma gestão de contratos de serviços que esteja alinhada aos níveis de compliance da organização;
- Ter foco na conformidade legal de processos a nível municipal, estadual e federal;
- Ter processos de auditoria interna com foco nos requisitos para atingir o compliance.
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Até a próxima!
