Atualmente, para que as empresas brasileiras possam operar de forma regular, elas devem seguir uma série de leis e normas, de acordo com as atividades que realizam. Essa regra vale para todos os tipos de empresa, não importa seu porte ou a natureza do negócio.
De tempos em tempos ocorrem alterações na legislação brasileira e internacional que podem interferir nas atividades que a empresa exerce. Para não prejudicar o funcionamento da organização, os gestores precisam estar atentos a essas mudanças e manterem seu negócio atualizado.
Além das leis e normas nacionais e internacionais, as companhias possuem políticas, procedimentos e instruções que devem ser seguidas no ambiente corporativo.
O processo de gestão de Compliance garante que a empresa sempre se mantenha atendendo à legislação, normas e procedimentos internos.
Mas o que é Compliance?
É um conjunto de regras, padrões, procedimentos éticos e legais que, uma vez, definido e implantado, é a linha mestra que orientar o comportamento da instituição no mercado em que atua, bem como as atitudes de seus funcionários1.
Compliance envolve a questão estratégica e se aplica a todos os tipos de organização, visto que o mercado tende a exigir cada vez mais condutas legais e éticas para a consolidação de um novo comportamento por parte das empresas2. Com isso, as boas corporações passam a buscar uma lucratividade sustentável, com foco no desenvolvimento econômico e socioambiental na condução dos negócios.
Por que é importante fazer o gerenciamento do Compliance e Atendimento dos Requisitos Legais?
As vantagens da gestão de compliance/ atendimento dos requisitos legais são:
- Evitar multas dos órgãos e agências controladoras, como por ex. IBAMA, CETESB, Secretaria do Trabalho, ANATEL, ANEEL, etc;
- Evitar interdições e fechamentos administrativos pelos órgãos de controle;
- Reduzir riscos de processos ambientais e trabalhistas;
- Reduzir a exposição da imagem da empresa;
- Possuir evidências que permitam que a empresa constitua defesa consistente, no caso de processos judiciais;
- Garantir que a organização atenda as políticas e regras internas, evitando desvios de processos que possam gerar perdas financeiras, de imagem, etc no presente e no futuro;
- Atender as normas ISO 9001, IATF 16949, ISO 14001, ISO 45001 e demais normas de Sistemas de Gestão que determinam a identificação, manutenção e avaliação periódica do atendimento legal.
Como gerenciar o Compliance/Atendimento dos Requisitos Legais?
Para fazer o gerenciamento do Compliance/Atendimento Legal, alguns passos devem ser seguidos.
Devemos definir o órgão interno da empresa que será o responsável por este processo. A partir disso, é necessário considerar todas as atividades que são realizadas, assim como todos os serviços e produtos oferecidos, para poder se identificar quais são as leis e normas aplicáveis e que devem ser monitoradas. A empresa deve:
- Definir o gestor do Compliance. Ele deve ser subordinado à alta direção da empresa;
- Definir a abrangência do processo de Compliance – Por ex. meio ambiente, saúde e segurança, rotinas internas, qualidade, medicamentos, alimentos, etc;
- Identificar as leis, normas e rotinas internas relacionadas a abrangência selecionada e às atividades da empresa. Esta fase é bastante trabalhosa em função do volume e complexidade do sistema legal brasileiro;
- Analisar as legislações, normas e procedimentos, identificando os requisitos de cada documento e os processos envolvidos para seu atendimento;
Faça o acompanhamento frequente das leis. O acompanhamento da atualização da legislação é um passo extremamente importante, tanto quanto cumpri-las. É fundamental que elas sejam sempre monitoradas, pois podem sofrer alterações que podem impactar no funcionamento organizacional. Quando há alguma alteração, as empresas precisam se manter atualizadas e estarem preparadas para se adequarem às novas exigências.
Para que o gerenciamento seja bem sucedido, é importante que o gestor do Compliance conheça sobre as leis e saiba definir quais são os requisitos aplicáveis. Parece complicado? Imagine poder gerenciar a legislação adequada à sua empresa de uma forma bem simples. Nós da STANCE criamos o software REMINDER para o gerenciamento de compliance/ atendimento dos requisitos legais que facilita os processos de negócio, de acordo com as atividades, produtos e serviços da sua organização. Ele possui questões para cada lei/norma/procedimento que facilita o trabalho da empresa. Também recomenda ajustes da organização para o atendimento da lei.
Como garantir o Compliance e Atendimento dos Requisitos Legais?
Até aqui, já identificamos as leis, normas e procedimentos a serem atendidos na empresa e os processos responsáveis por isso. Através do software REMINDER disponibilizado pela STANCE, conseguimos manter a base de dados atualizada e os gestores dos processos informados destas mudanças.
Para garantir o Compliance/Atendimento dos Requisitos Legais, a empresa precisa verificar se as leis, normas e procedimentos internos estão sendo cumpridos. Para isso, o software REMINDER possui questões que devem ser respondidas periodicamente, demonstrando que o compliance/atendimento legal está sendo mantido.
Quem pode fazer a avaliação?
É importante que a avaliação de compliance/atendimento legal seja feita por equipe independente da atividade avaliada. Ela pode ser realizada pelo gestor de Compliance ou contratada externamente. A STANCE realiza a avaliação de compliance/atendimento legal.
A avaliação de Compliance/Atendimento Legal consiste na busca de evidências que demonstrem o atendimento às leis, normas e procedimentos.
Software para gerenciamento de requisitos legais
Pensando em facilitar os processos para atendimento legal, nós desenvolvemos o REMINDER, onde a empresa gerencia adequadamente a legislação aplicável ao seu negócio, de acordo com o segmento de atuação.
Nosso sistema de requisitos legais identifica e informa às empresas sempre que houver alguma mudança na legislação e normas da Qualidade, Meio Ambiente, Saúde, Segurança e Responsabilidade Social.
Por que ter um software para gerenciar Compliance/Atendimento Legal?
Ter um sistema automatizado reduz a possibilidade de problemas com fiscalização, otimiza o tempo e aumenta a eficiência dos gestores que podem dar mais atenção a outras tarefas enquanto cuidamos das obrigações legais.
O sistema é multiusuário e opera em nuvem, o que o torna mais rápido, além da vantagem de ser acessado de qualquer lugar, sendo necessário apenas uma conexão à internet. Você também pode fazer o upload de qualquer documento associado às leis.
Com o software para gerenciamento de requisitos legais REMINDER , sua empresa tem maior controle ao atendimento da legislação, fica sabendo de todas as alterações nas leis, avalia periodicamente seu atendimento e garante a renovação das licenças e autorizações antes do vencimento.
Conheça a STANCE
A STANCE é uma empresa de assessoria e treinamento com 15 anos de história. Atuamos nas áreas de meio ambiente, qualidade, segurança, saúde, responsabilidade social e compliance. Possuímos know-how para entregar diversas soluções em treinamentos e consultoria empresarial, com mais de 500 empresas atendidas ao longo desses anos.
Entre em contato com nossa equipe e saiba mais sobre o software REMINDER para gerenciamento de compliance/atendimento legal. Conheça também nossos serviços de consultoria empresarial e todas as outras soluções pensadas para sua empresa.
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Bibliografia
1-Ana Paula Candeloro in Compliance 360º
2-Marcia Ribeiro e Patrícia Diniz (2015, p. 88)
