As boas práticas de fabricação, também conhecida pela sigla BPF, assim como as normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, IATF 16949 e tantas outras, tem como uma das suas principais bases a garantia do controle dos processos. Sendo assim, a ideia principal diz respeito ao fato de que a qualidade do produto e do serviço é gerada a partir da realização correta dos processos, ou seja, sem desvios.
A partir disso, dúvidas podem surgir e dentre elas a que diz respeito a como realizar os processos sempre da mesma forma? Por isso, falaremos a respeito da importância de se desenvolver procedimentos e que eles sejam documentados, tanto na ISO quanto na BPF. Podemos dizer que a resposta para isso está relacionada diretamente ao planejamento dos processos e o estabelecimento de procedimentos e instruções de trabalho que estabelecem de que forma as atividades precisam ser feitas.
Quer entender mais a respeito da documentação de processos e suas práticas? Então continue acompanhando este artigo na íntegra para saber tudo sobre elaboração, distribuição e implementação da informação documentada.
Entendendo mais sobre o assunto
Os procedimentos são documentos de nível gerencial e também administrativo que precisam conter respostas para perguntas como: o que fazer? quem será o responsável pela atividade? quando fazer? e no caso das instruções de trabalho são documentos operacionais cujo objetivo é explicar de forma detalhada como as tarefas devem ser feitas.
Dessa forma, podemos dizer que a documentação de processos se faz importante pois está relacionada ao roteiro de como fazer as coisas, definindo os métodos de trabalho e ajudando a evitar as anomalias nos processos.
Vamos entender na prática: um colaborador pode sair de férias, ficar doente ou se desligar da empresa, certo? Se todos os seus processos e atividades não estiverem devidamente documentados, organizados e registrados, quem assumir sua posição encontrará muitas dificuldades para dar continuidade ao serviço.
É exatamente por isso que a documentação de processos é indispensável, afinal, associada ao treinamento do colaborador, os procedimentos e instruções direcionam a atividade, apresentando suas rotinas e métodos e controle.
Garantindo a disponibilidade dos documentos válidos
Outro ponto importante é que todos os procedimentos e instruções de trabalho precisam estar disponíveis, em suas versões válidas para o time que realiza a atividade, afinal, caso haja alguma dúvida, eles precisam acessar os documentos para garantir que tudo aconteça dentro dos conformes.
Sendo assim, podemos destacar que nas normas ISO de sistema de gestão e BPF, os procedimentos e instruções de trabalho devem ser previamente aprovados antes do uso e além disso, também é essencial que haja um controle de revisão para garantir a identificação do documento mais atualizado pela equipe. O registro do histórico das mudanças deve ser realizado e mantido.
Vale destacar também que um ponto crucial acerca do assunto é o fato do nível que os documentos precisam ter. Vamos entender a seguir: O detalhamento dos procedimentos e instruções variam em função da complexidade dos processos e da qualificação da equipe que vai executá-lo, isto é, quando a equipe é muito capacitada, os documentos podem ter menor nível de detalhes, por outro lado, quando o time não domina tão bem a rotina, os procedimentos e instruções precisam ser mais específicos.
O desenvolvimento da documentação dos processos segue o PDCA, começando com a compreensão das rotinas que são executadas. É através desse entendimento que se faz possível planejar a construção do documento. Depois disso, levante com os colaboradores da área o detalhe de como a atividade é implementada e controlada e elabore um diagrama, com a lógica adequada, colocando tudo isso no papel (ou no editor de texto). A partir daí, comece a incluir as responsabilidades para cada atividade e os registros gerados em cada etapa. Leve em conta sempre que as atividades com risco elevado precisam ter maior nível de controle.
A próxima etapa é a avaliação do documento para os usuários, com a realização dos ajustes solicitados por eles. Deixe o documento com o time do processo para que realizem testes e verificações. Ajustados os GAPs, passe para a etapa de aprovação, com a avaliação por parte do responsável do processo. Após a aprovação, disponibilize o documento no local através de cópia em papel ou informatizada. Deve-se garantir que somente o documento válido e aprovado fique na área para uso. Depois de tudo isso, não esqueça de treinar todos os envolvidos e sempre faça o registro em uma lista de presença!
A rotina de disponibilização de documentos será tema de um novo artigo, pois com o uso da tecnologia, podemos distribuir os procedimentos e instruções através da intranet, rede, na nuvem e em sistemas desenvolvidos para atendimento desta demanda.
Por fim, podemos destacar que a organização que não conta com um sistema de desenvolvimento e gestão de documentos, sofre o risco de ter processos pouco padronizados, muito dependentes do conhecimento dos colaboradores e suscetível a grandes desvios. Isto pode ser evitado através do investimento em uma empresa de consultoria em ISO que seja especializada e possa garantir o sucesso da sua organização.
A Stance é uma empresa de consultoria especializada e pronta para levar sua organização ao sucesso
Somos uma empresa com experiência em implementação e auditoria das normas ISO e além disso, também somos uma empresa de consultoria na área de gestão de qualidade. Portanto, se você tem interesse em alavancar o sucesso da sua empresa, conte com a gente.
Além disso, oferecemos treinamentos através do método de andragogia, facilitando o aprendizado dos treinandos e garantindo que sua equipe se torne cada vez mais qualificada.
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