Uma empresa que conta com uma boa administração é capaz de unir uma série de fatores positivos para o seu cotidiano, como bons resultados, sinergia entre a equipe e destaque perante a concorrência. A excelência na administração está diretamente ligada a uma boa gestão de processos e com certeza fará a diferença para a sua organização. Portanto, se você está buscando dar um up no desempenho da sua empresa, continue acompanhando este artigo na íntegra, pois explicaremos detalhadamente tudo o que você precisa saber sobre gestão de processos.
Compreendendo o que são processos e como funciona sua gestão
Antes de compreender como funciona a gestão de processos, precisamos entender seus componentes. Começando por ‘processo’, que podemos definir como o conjunto de atividades realizadas por pessoas ou equipamentos de uma organização. Essas atividades envolvem a transformação de insumos (entradas) para atender a um objetivo específico, de alguma forma relacionado com os resultados da empresa. Portanto, no processo industrial, há a transformação da matéria prima em produto final. Na área de serviços, um exemplo é o processo de atendimento em um call center cuja entrada é a solicitação do cliente. Concluindo, para que uma empresa seja eficiente é necessário que ela tenha processos que funcionem bem.
Já a gestão de processos trata de um conjunto de práticas que tem como objetivo o aprimoramento e a melhoria contínua dos processos organizacionais de uma empresa ou instituição.
A gestão de processos acontece através de diversas práticas como, por exemplo, o mapeamento dos processos, de suas interações e existência de indicadores. Em outras palavras, podemos definir tal prática como o estabelecimento de vínculo entre processos e componentes para gerar valor para o cliente e demais partes interessadas.
O mapeamento dos processos trata do reconhecimento dos mesmos, assim como das atividades que os compõem. Em seguida, a padronização dos processos é a prática que visa organizar e gerenciar os procedimentos da melhor forma possível. A gestão de processos também conta com a sua modelagem, cujo objetivo é auxiliar na elaboração de uma maneira adequada de execução dos processos, ou seja, é exatamente neste ponto do funcionamento que fica visível a necessidade de mudanças e melhorias.
Por fim, a transformação dos processos é a última fase, onde há a execução das mudanças que foram levantadas. O planejamento e a revisão dos processos segue a lógica do PDCA.
O que é BPM e qual a importância da gestão de processos para sua empresa
Podemos entender a sigla BPM como a abreviação para Business Process Management, que em tradução literal para o português, pode ser compreendida como Gerenciamento de Processos de Negócio. De forma direta, podemos explicá-la como uma abordagem de gerenciamento adaptável que foi desenvolvida com a finalidade de sistematizar e garantir mais praticidade e facilidade nos processos organizacionais.
Tendo em vista que o Business Process Management visa alcançar os objetivos das empresas (independente do seu porte), é possível melhorar de forma contínua os processos organizacionais, tornando-os mais eficientes, mais assertivos e com maior capacidade de mudanças.
Agora que já conhecemos mais a respeito dos processos, sua gestão e o significado da famosa sigla BPM, vamos compreender o motivo pelo qual a gestão de processos é tão importante para a sua empresa.
Garante total conhecimento do seu negócio
A gestão de processos é baseada no conceito de cadeia de valor, que se trata da representação do conjunto de atividades realizadas por uma empresa. Sendo assim, quando você faz a gestão destes processos, você consegue conhecer totalmente os fluxos de atuação da sua empresa, garantindo uma visão macro da sua organização.
Auxilia em ter processos claros, bem definidos e também a mensuração de resultados
Como citamos acima, através da gestão de processos é possível observar a empresa de forma global, ou seja, identificar todas as atividades que são desempenhadas, já que todas precisam estar alinhadas ao objetivo estratégico. É exatamente aí que a gestão de processos entra, ajudando na identificação dos fluxos e na correção de falhas para garantir a otimização dos processos.
Dessa forma, também é possível estabelecer indicadores totalmente assertivos para analisar o desempenho de tais atividades, auxiliando no alcance dos objetivos e das metas.
Organização em perfeita sinergia
Na gestão de processos são quebradas as barreiras das “áreas”, permitindo que elas atuem em favor do sucesso do processo. Consequentemente, todas as áreas estarão bem entrosadas e trabalharão de forma conjunta para que os objetivos sejam devidamente atingidos. Sendo assim, os funcionários ou equipe deixam de trabalhar de forma isolada e passam a olhar para o seu objetivo comum que é o sucesso do processo e da organização.
Conhecimento do andamento do processo
Os gestores passam a ter indicadores do andamento dos processos e dos seus componentes.
Principais características da Gestão de Processos
Cinco características definem a gestão de processos que será responsável por garantir uma melhor administração da sua empresa, são elas: modelação, documentação, entrega de valor, monitoramento e sistematização.
Modelação: É preciso ter abertura para remodelar fluxos de trabalho e processos e isso demanda uma cultura organizacional de flexibilidade para que tal modificação não se transforme em uma batalha e consequentemente na resistência de colaboradores.
Documentação: Os processos precisam estar bem documentados para que todos tenham conhecimento a respeito das ações que estão sendo executadas, assim, garantimos processos padronizados, com pouca ou sem variações. Desta forma, todos os colaboradores atuam da mesma maneira.
Entrega de valor: Processos existem para entregar valor, seja à empresa, à marca, ao produto ou ao serviço. Se esse valor e a forma com que deve ser entregue não estão claros, está na hora de repensar este processo.
Monitoramento: Nesta hora, seu melhor amigo pode ser os KPIs (key performance indicators), ou seja, os indicadores chaves de desempenho, para que os gestores possam avaliar os números e então compreender se os processos estão entregando exatamente o que é esperado.
Sistematização: Garantir que a interação entre os processos seja feita de forma adequada, sendo que o resultado de um processo é a entrada para o processo seguinte. Todas as práticas devem ser realizadas como um conjunto de engrenagens para que o sistema funcione adequadamente. Além disso, é importante aproveitar todas as oportunidades de melhoria, antecipando problemas e tomando ações corretivas, quando necessário. A fase da sistematização também envolve a capacitação e conscientização de toda a equipe!
Quais são os benefícios?
Com a implementação da gestão de processos na sua empresa, você garantirá uma série de benefícios, como o melhor aproveitamento do tempo, aumento da produtividade, redução de custo, de erros e melhoria da qualidade dos serviços e produtos.
Além disso, vale destacar que a gestão de processos é uma das bases da ISO 9001 e sua implantação é uma ótima solução para a organização de todos os processos, rotinas e atividades da empresa.
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