Planejamento é tudo, isso a gente já sabe! E conforme o tempo passa, compreendemos cada vez mais a importância desta etapa em casa, na carreira, nos estudos, no trabalho e em qualquer outra atividade que necessite de organização.
Partindo desta ideia e da necessidade de garantir mais eficiência na empresa, surge uma ferramenta chamada PDCA, também conhecida como ciclo de Deming ou ciclo de Shewhart e é exatamente sobre ela que falaremos hoje. É importante destacar que, por ser uma das ferramentas mais populares para garantir melhoria constante nas organizações, o ciclo PDCA pode ser aplicado em diversos tipos de projetos profissionais e estratégias. Então que tal entender mais sobre o que é PDCA, como a metodologia PDCA funciona e como acontece na prática? Continue acompanhando este artigo na íntegra.
Entendendo a metodologia PDCA
Antes de tudo, é preciso compreender a origem da sigla. PDCA representa as quatro fases do processo de melhoria, sendo elas:
- Plan: Planejar
- Do: Executar
- Check: Verificar
- Act: Agir
Agora que entendemos a sigla, podemos definir a ferramenta PDCA como um mecanismo totalmente interativo e contínuo de administração. Sendo assim, quando partimos da compreensão de que nenhum processo é 100% perfeito, entendemos que sempre existe algo para ser aprimorado e é exatamente nesta lacuna que o ciclo PDCA entra, afinal, ele permite a gestão da melhoria, com foco na qualidade.
Dessa forma, podemos destacar que o objetivo é a melhoria contínua, pois através do planejamento e das lições aprendidas em ações e experiências anteriores, é possível evoluir e atingir resultados cada vez melhores. Ou seja, depois de planejar, executar, verificar e agir, as experiências são colecionadas e transformadas em conhecimento para planejar novamente e eliminar falhas reais ou potenciais.
Saiba como o ciclo PDCA funciona
Basicamente, o ciclo PDCA se baseia na lógica de que o processo deve evoluir sempre Deve-se planejar a melhoria, implementá-la e garantir que este novo patamar esteja estável, para a partir daí planejar novamente a melhoria Desta forma, os processos evoluem de forma semelhante a uma escada.
Para agir de forma segura e precisa, a metodologia PDCA emprega quatro passos que ocorrem sempre na mesma ordem. A seguir conheceremos cada etapa de forma mais específica.
PLAN = PLANEJAR
Pular o planejamento na hora da execução de um processo pode ser a gota d’água para gerar falha na sua organização, afinal, ao pular essa etapa, é comum que a equipe como um todo fique perdida e sem foco e isso acaba resultando em frustração, desperdício de tempo e dinheiro.
Um bom planejamento é seguido de plano de ação para nortear a execução de cada atividade. As ações devem incluir: o que fazer? como fazer? Quando fazer? Quem vai fazer? e quanto vai custar? Deve ser definida uma meta a ser atingida.
DO = FAZER
Planejou? Hora de executar!
O primeiro passo é montar a equipe e executar as ações planejadas na etapa anterior. As responsabilidades devem ser claramente definidas. A implementação das ações deve ser monitorada para garantir que estejam sendo executadas nas condições e prazos pré estabelecidos.
CHECK = VERIFICAR
O objetivo é verificar o funcionamento do plano, analisando a eficácia das atividades, o que levará ao conhecimento sobre quais tiveram êxito e quais não foram bem sucedidas.
ACT = AGIR
Decisões precisam ser tomadas e é diante da etapa de verificação que isso irá acontecer. Resultados positivos garantem sucesso no cumprimento da meta, caso contrário será necessário reavaliar o planejamento e execução para corrigir as falhas. Ou seja, é nessa etapa que os erros encontrados na etapa anterior serão corrigidos. Após realizar a investigação das causas das falhas ou desvios no processo e agir para solucioná-las, comece tudo novamente. Por ser um ciclo, o PDCA deve ser retomado sempre a fim de aprimorar continuamente as práticas e processos da sua empresa.
Por que apostar no PDCA?
- Ferramenta simples e prática para planejar e atingir a melhoria;
- Método eficaz para planejamento das atividades pessoais. Tente aplicar o PDCA antes de sair de férias e veja como dá certo!
- Reduz custos com recursos humanos e materiais;
- Pode ser aplicado em qualquer processo onde se deseja resolver problemas: na qualidade, meio ambiente, saúde e segurança, etc.;
- É a escolha ideal para engajar e motivar as equipes;
Como aplicar no dia a dia da empresa?
O PDCA está inserido em diversas normas ISO de Sistema de Gestão, como a ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 37001, ISO 45001, ISO 50001, ISO 55001, SASSMAQ, etc. Além de fazer parte do conceito da norma, conforme vemos na figura abaixo, a cláusula 10.3 de todas estas normas aborda a Melhoria Contínua e estabelece claramente os passos do PDCA.
Provavelmente, você já aplicou o ciclo PDCA na sua empresa já que é a ferramenta de melhoria mais usada! Ela é a base do MASP – Metodologia de Análise e Solução de Problemas e também do 8D – 8 disciplinas (método muito usado na indústria automobilística).
O uso mais comum do PDCA nas organizações é na ação corretiva. Afinal, quando identificamos um problema real, as normas ISO determinam:
- Definição de uma ação de correção (atua sobre a consequência do problema);
- Identificação das potenciais causas do problema;
- Planejamento de ações para eliminação das potenciais causa do problema (P do PDCA);
- Implementação das ações (D do PDCA);
- Verificação da implementação (C do PDCA);
- Ajuste das ações em função dos resultados atingidos (A do PDCA).
A partir daí, as normas ISO estabelecem que é necessário verificar a eficácia das ações, isto é, verificar se o problema realmente desapareceu.
Apesar de ser uma metodologia eficaz e responsável por proporcionar ganhos em agilidade e inovação para a empresa, pode gerar uma certa insegurança no gestor, afinal, nem sempre aplicar a ferramenta é uma tarefa fácil. Além disso, outra barreira é o fato do PDCA ser um modelo cíclico, ou seja, que provoca mudanças de forma constante. No entanto, é possível superar todos estes obstáculos através da adoção de uma rotina de pequenas transformações, de forma a começar a agir e aperfeiçoar cada passo que for dado.
Algumas das grandes dificuldades da aplicação do PDCA são:
- Definição das causas do problema: a falta do uso de uma ferramenta estruturada para identificação de causas de problemas traz erros na definição do plano de ação;
- Implementação das ações definidas na etapa de “Planejamento”. Como as pessoas estão normalmente muito atarefadas, essas ações não são priorizadas e em consequência, os problemas permanecem.
- Desconhecimento dos colaboradores sobre a evolução das ações, gerando desmotivação e falta de comprometimento.
Cada uma destas dificuldades deve ser tratada de forma específica, como por exemplo a adoção de grupos de melhoria, treinamento das equipes em MASP, follow-up constante para acompanhamento do andamento das ações e feedback aos envolvidos.
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- Curso de MASP – Método de Análise e Solução de Problemas
- Workshop para implementação do MASP
- Curso para tratamento de Não Conformidade, Ações Corretivas e de Melhoria
- Curso de Indicadores Gerenciais – Gestão da Melhoria
- Curso de Investigação de Acidentes
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