As 4 etapas do Ciclo PDCA

Ciclo PDCA

Planejamento é tudo, isso a gente já sabe! E conforme o tempo passa, compreendemos cada vez mais a importância desta etapa em casa, na carreira, nos estudos, no trabalho e em qualquer outra atividade que necessite de organização.

Partindo desta ideia e da necessidade de garantir mais eficiência na empresa, surge uma ferramenta chamada PDCA, também conhecida como ciclo de Deming ou ciclo de Shewhart e é exatamente sobre ela que falaremos hoje. É importante destacar que, por ser uma das ferramentas mais populares para garantir melhoria constante nas organizações, o ciclo PDCA pode ser aplicado em diversos tipos de projetos profissionais e estratégias. Então que tal entender mais sobre o que é PDCA, como a metodologia PDCA funciona e como acontece na prática? Continue acompanhando este artigo na íntegra.

Entendendo a metodologia PDCA

Antes de tudo, é preciso compreender a origem da sigla. PDCA representa as quatro fases do processo de melhoria, sendo elas:

  • Plan: Planejar
  • Do: Executar
  • Check: Verificar
  • Act: Agir

Agora que entendemos a sigla, podemos definir a ferramenta PDCA como um mecanismo totalmente interativo e contínuo de administração. Sendo assim, quando partimos da compreensão de que nenhum processo é 100% perfeito, entendemos que sempre existe algo para ser aprimorado e é exatamente nesta lacuna que o ciclo PDCA entra, afinal, ele permite a gestão da melhoria, com foco na qualidade.

Dessa forma, podemos destacar que o objetivo é a melhoria contínua, pois através do planejamento e das lições aprendidas em ações e experiências anteriores, é possível evoluir e atingir resultados cada vez melhores. Ou seja, depois de planejar, executar, verificar e agir, as experiências são colecionadas e transformadas em conhecimento para planejar novamente e eliminar falhas reais ou potenciais.

Saiba como o ciclo PDCA funciona

Basicamente, o ciclo PDCA se baseia na lógica de que o processo deve evoluir sempre Deve-se planejar a melhoria, implementá-la e garantir que este novo patamar esteja estável, para a partir daí planejar novamente a melhoria Desta forma, os processos evoluem de forma semelhante a uma escada.

Para agir de forma segura e precisa, a metodologia PDCA emprega quatro passos que ocorrem sempre na mesma ordem. A seguir conheceremos cada etapa de forma mais específica.

PLAN = PLANEJAR

Pular o planejamento na hora da execução de um processo pode ser a gota d’água para gerar falha na sua organização, afinal, ao pular essa etapa, é comum que a equipe como um todo fique perdida e sem foco e isso acaba resultando em frustração, desperdício de tempo e dinheiro.

Um bom planejamento é seguido de plano de ação para nortear a execução de cada atividade. As ações devem incluir: o que fazer? como fazer? Quando fazer? Quem vai fazer? e quanto vai custar? Deve ser definida uma meta a ser atingida.

DO = FAZER

Planejou? Hora de executar!

O primeiro passo é montar a equipe e executar as ações planejadas na etapa anterior. As responsabilidades devem ser claramente definidas. A implementação das ações deve ser monitorada para garantir que estejam sendo executadas nas condições e prazos pré estabelecidos.

CHECK = VERIFICAR

O objetivo é verificar o funcionamento do plano, analisando a eficácia das atividades, o que levará ao conhecimento sobre quais tiveram êxito e quais não foram bem sucedidas.

ACT = AGIR

Decisões precisam ser tomadas e é diante da etapa de verificação que isso irá acontecer. Resultados positivos garantem sucesso no cumprimento da meta, caso contrário será necessário reavaliar o planejamento e execução para corrigir as falhas. Ou seja, é nessa etapa que os erros encontrados na etapa anterior serão corrigidos. Após realizar a investigação das causas das falhas ou desvios no processo e agir para solucioná-las, comece tudo novamente. Por ser um ciclo, o PDCA deve ser retomado sempre a fim de aprimorar continuamente as práticas e processos da sua empresa.

Por que apostar no PDCA?

  • Ferramenta simples e prática para planejar e atingir a melhoria;
  • Método eficaz para planejamento das atividades pessoais. Tente aplicar o PDCA antes de sair de férias e veja como dá certo!
  • Reduz custos com recursos humanos e materiais;
  • Pode ser aplicado em qualquer processo onde se deseja resolver problemas: na qualidade, meio ambiente, saúde e segurança, etc.;
  • É a escolha ideal para engajar e motivar as equipes;

Como aplicar no dia a dia da empresa?

O PDCA está inserido em diversas normas ISO de Sistema de Gestão, como a ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 37001, ISO 45001, ISO 50001, ISO 55001, SASSMAQ, etc. Além de fazer parte do conceito da norma, conforme vemos na figura abaixo, a cláusula 10.3 de todas estas normas aborda a Melhoria Contínua e estabelece claramente os passos do PDCA.

Provavelmente, você já aplicou o ciclo PDCA na sua empresa já que é a ferramenta de melhoria mais usada! Ela é a base do MASP – Metodologia de Análise e Solução de Problemas e também do 8D – 8 disciplinas (método muito usado na indústria automobilística).

O uso mais comum do PDCA nas organizações é na ação corretiva. Afinal, quando identificamos um problema real, as normas ISO determinam:

  • Definição de uma ação de correção (atua sobre a consequência do problema);
  • Identificação das potenciais causas do problema;
  • Planejamento de ações para eliminação das potenciais causa do problema (P do PDCA);
  • Implementação das ações (D do PDCA);
  • Verificação da implementação (C do PDCA);
  • Ajuste das ações em função dos resultados atingidos (A do PDCA).

A partir daí, as normas ISO estabelecem que é necessário verificar a eficácia das ações, isto é, verificar se o problema realmente desapareceu.

Apesar de ser uma metodologia eficaz e responsável por proporcionar ganhos em agilidade e inovação para a empresa, pode gerar uma certa insegurança no gestor, afinal, nem sempre aplicar a ferramenta é uma tarefa fácil. Além disso, outra barreira é o fato do PDCA ser um modelo cíclico, ou seja, que provoca mudanças de forma constante. No entanto, é possível superar todos estes obstáculos através da adoção de uma rotina de pequenas transformações, de forma a começar a agir e aperfeiçoar cada passo que for dado.

Algumas das grandes dificuldades da aplicação do PDCA são:

  • Definição das causas do problema: a falta do uso de uma ferramenta estruturada para identificação de causas de problemas traz erros na definição do plano de ação;
  • Implementação das ações definidas na etapa de “Planejamento”. Como as pessoas estão normalmente muito atarefadas, essas ações não são priorizadas e em consequência, os problemas permanecem.
  • Desconhecimento dos colaboradores sobre a evolução das ações, gerando desmotivação e falta de comprometimento.

Cada uma destas dificuldades deve ser tratada de forma específica, como por exemplo a adoção de grupos de melhoria, treinamento das equipes em MASP, follow-up constante para acompanhamento do andamento das ações e feedback aos envolvidos.

Quer implementar o ciclo PDCA na sua empresa? Conte com a Stance

Somos uma empresa especialista em consultoria, auditoria e responsável pelo desenvolvimento de treinamentos on-line, EAD e in company, sempre utilizando o método de andragogia em todos os cursos para garantir fácil absorção do conteúdo por parte dos treinandos. Além disso, contamos com profissionais qualificados para implementar ISO e NRs em sua empresa, assim como garantir capacitação necessária para sua equipe através de cursos e consultorias especializadas no assunto. Veja algumas opções para implementar o PDCA na sua empresa:

Gostou de saber mais sobre o ciclo PDCA, método de gestão capaz de garantir a transformação que sua empresa precisa? Então continue acompanhando nosso blog e nossas redes sociais (Facebook, Instagram e LinkedIn).

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A Stance é uma empresa de assessoria e treinamento que atua nas áreas de meio ambiente, qualidade, segurança, saúde e responsabilidade social.  A Equipe Stance atua na mudança do comportamento e foca no comprometimento das pessoas com o Sistema de Gestão.

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