Hoje em dia, ter uma auditoria tornou-se indispensável à saúde financeira e organizacional de qualquer empresa. Neste contexto, saber como fazer uma auditoria é essencial para agregar valor e reduzir custos.
A auditoria é o processo de se obter evidências e avaliá-las objetivamente, para determinar a extensão na qual os critérios de referência da auditoria são atendidos. Ela pode ser usada para avaliar a eficácia dos processos de governança, de gerenciamento de riscos, de gestão da qualidade, compliance de meio ambiente, segurança do trabalho, etc. e ajuda a organização a alcançar seus objetivos estratégicos, operacionais, financeiros e de conformidade.
Com esta definição, fica claro que saber como fazer uma auditoria permite garantir a adequação e a conformidade do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), Meio Ambiente, Saúde e Segurança, Segurança da Informação, Energia e outros em relação a uma norma de referência. Ou seja, podemos dizer que a auditoria demonstra se o Sistema de Gestão atende à norma de referência e se as rotinas estabelecidas estão implementadas na empresa.
Qual a importância de saber como fazer uma auditoria?
Ao buscar evidências da adequação e conformidade às normas de referência, a auditoria se consolida como uma poderosa ferramenta de aprimoramento, pois a partir dela, é possível identificar desvios e tomar ações para eliminá-los.
Explicaremos a seguir como as auditorias podem trazer melhorias diretas à sua empresa:
Como mencionamos anteriormente, a auditoria tem o papel de obter evidências dos processos e avaliá-las, para determinar a extensão na qual as normas, procedimentos e instruções de trabalho são atendidos. Estes documentos têm o objetivo de padronizar as atividades de forma a garantir que os colaboradores trabalhem da mesma maneira e que os produtos e serviços sejam fornecidos dentro das especificações..
Ou seja, ao identificar processos e rotinas que não estejam em conformidade com os critérios de referência, a auditoria torna-se um instrumento para levantar oportunidades de melhoria.
Identificados os desvios, o gestor poderá tomar ações corretivas, garantindo o aprimoramento direto de cada processo auditado. Portanto, a auditoria interna é uma ferramenta muito valiosa na evolução da empresa.
Além disso, também é muito importante destacar que a auditoria é um requisito das normas de sistemas de gestão. Trata-se de um processo sistemático, isto é, que ocorre periodicamente e, portanto, ela consegue detectar a evolução dos processos organizacionais. A auditoria deve sempre ser realizada por uma equipe independente da área. Desta forma, o auditor não pode avaliar seus chefes ou seus subordinados.
Como fazer uma auditoria capaz de atingir os melhores resultados?
Para que uma auditoria atinja o desempenho esperado, é necessário que o auditor seja competente para realizar as auditorias de Sistema de Gestão e que esta competência passa pela capacitação nos requisitos da norma, formação como auditor interno ou auditor líder e experiência na realização de auditorias e do tipo de negócio que está auditando.
Além disso, é importante lembrar que o perfil do profissional influencia bastante o processo de auditoria. Uma ótima referência neste campo é a ISO 19011:18 (Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão) que define o perfil e a capacitação desejada do auditor.
A norma fornece orientação para auditorias presenciais e remotas, através de análise de documentos e também utilizando-se de entrevistas e avaliações de campo. A ISO 19011:18 orienta a realização de auditoria de diversos tipos de Sistemas de Gestão de forma isolada ou integrada.
Os resultados da auditoria podem fornecer dados para o planejamento do negócios e do Sistema de Gestão e podem contribuir para a identificação de necessidades e atividades de melhoria. Uma auditoria pode ser realizada em relação a vários critérios de auditoria, separadamente ou em combinação, incluindo, mas não limitados a:
– Requisitos definidos em um ou mais padrões do sistema de gestão;
– Políticas e requisitos especificados pelas partes interessadas relevantes;
– Requisitos estatutários e regulamentares;
– Um ou mais processos do sistema de gestão definidos pela organização ou outras partes;
– Plano(s) do sistema de gestão relacionado(s) à disponibilização de resultados específicos de um sistema de gestão (por exemplo, plano de qualidade, plano de projeto).
Também é importante lembrar que é fundamental que a auditoria interna agregue valor ao sistema de gestão. Para tal, forneceremos algumas dicas para a realização de uma boa auditoria:
1 – Planejamento adequado: Esse passo é essencial a qualquer um que deseja realizar uma boa auditoria. O auditor deve se preparar para a auditoria através da análise de procedimentos e documentos do sistema de gestão. A partir daí, o planejamento bem feito é simplesmente uma consequência. É importante montar um planejamento lógico que comece nos processos comerciais e que evolua para o desenvolvimento de projetos e operação.
2 – Forneça o plano de auditoria com antecedência: Fornecer a agenda da auditoria com antecedência permite que o auditado se prepare para receber o auditor. Isto é positivo pois permite que o auditado se sinta confortável. Lembre-se: não é comum que as pessoas gostem de receber visitas em casa sem serem avisadas, não é mesmo?
3 – Audite a alta liderança no final da auditoria: Somente após avaliar todos os processos, o auditor terá condições de conversar com a alta liderança de forma objetiva e com capacidade de análise.
4 – Use as evidências coletadas nas áreas já auditadas para testar os processos seguintes: Faça perguntas com base em evidências já obtidas e confronte os resultados! Peça evidências do processo, baseadas em dados obtidos em fases anteriores. O teste é a melhor maneira do auditor saber se o Sistema de Gestão realmente funciona.
5 – Elabore um relatório claro, objetivo e que agregue valor: Prepare um relatório de auditoria que possa ser lido por pessoas que não são especialistas da área de Sistema de Gestão. Além disso, inclua no relatório os desvios e oportunidades de melhoria que agreguem valor ao sistema de gestão. A entrega rápida do relatório também é fundamental para que os auditados possam abrir ações corretivas com as evidências frescas na cabeça. Não esqueça de enviar o relatório aos gestores dos processos e às lideranças da empresa.
Com estas dicas, o auditor poderá realizar uma auditoria bem feita, gerando valor ao auditado.
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