As lições aprendidas são um conjunto de boas práticas adotadas por empresas que não desejam cometer os erros de um projeto em outro e também das que desejam incluir experiências e vivências anteriores em um novo projeto, gerando aprimoramentos no conhecimento organizacional.
Desta forma, podemos caracterizar essas lições como uma ferramenta simples, barata e eficiente para refletir sobre tudo o que aconteceu em um processo, projeto ou atividade de uma empresa.
Ou seja, a gestão de lições aprendidas pode ser definida como um processo onde os envolvidos em um projeto registram os acertos e erros cometidos. Os pontos fortes serão replicados em novo projeto e os fracos serão evitados.
Também é importante lembrar que este conceito está intimamente ligado com a melhoria contínua de uma organização. Através das lições aprendidas é possível tornar os resultados de uma empresa cada vez melhores e também mais eficientes.
Por isso, na conversa de hoje falaremos mais sobre as lições aprendidas, listando seus benefícios, quais dados podem dar origens a esse processo, qual a importância de ter uma sistemática para tratar lições aprendidas, qual a importância dessa ferramenta para o crescimento organizacional e qual é a sua relação com a ISO 9001. Quer saber mais sobre esse tema? Venha conosco!
Quais são os benefícios das lições aprendidas?
Agora que já sabemos o que são as lições aprendidas, que tal entendermos mais sobre quais são as vantagens oferecidas por elas?
Aprender com as dificuldades já vivenciadas: É muito importante lembrar que os erros são oportunidades de aprendizado inestimáveis. Depois de identificar os erros com uma perspectiva objetiva, sua equipe provavelmente não os repetirá. Ou seja, não adianta “passar a borracha” por cima dos erros, pois não parar para entender o que deu errado pode acarretar no mesmo problema novamente, o que gera desperdício de tempo e dinheiro para as empresas.
Minimização de riscos: Buscamos sempre a identificação dos riscos e sua mitigação! As vivências anteriores da equipe permitem que a empresa identifique os riscos de novos projetos e processos e tome ações para eliminar ou reduzir os riscos identificados.
Melhoria na tomada de decisões: Com base em dados sólidos, provenientes das lições aprendidas em processos anteriores, os gestores podem ter mais sucesso nas tomadas de decisões. Afinal, os erros não se repetirão, ao passo que as atividades atingirão cada vez mais seus objetivos. Isso é muito benéfico para as organizações, que poderão atingir suas metas mais facilmente.
Melhoria contínua nos projetos: O objetivo da gestão de lições aprendidas é melhorar as condições das organizações de forma progressiva e estruturada, garantindo que as melhorias já realizadas não se percam. Veja abaixo a melhoria tratada na empresa “escada”:
Essa melhoria contínua ocorre porque o conhecimento é repassado para todos aqueles que fazem parte da empresa, promovendo a melhoria de forma ampla.
Quais dados podem dar origem às lições aprendidas?
As lições podem ser aprendidas através de diversas fontes de dados. Alguns exemplos incluem:
Reclamações de clientes: Um feedback, ainda que negativo, é extremamente útil para aprender lições. Ao saber quais pontos geraram a insatisfação do cliente, é possível atacar diretamente os problemas, gerando melhorias em novos projetos e processos.
Problemas de Campo e Garantias: Falhas no uso do produto em campo, seja durante a garantia ou após seu término, são importantes aprendizados, já que demonstram o desempenho do produto no uso pelo cliente final. Os problemas mais críticos e as garantias de valor mais alto devem ter suas causas identificadas e seus dados tratados como lições aprendidas para que não venham a ocorrer novamente.
Acidentes do trabalho: Quando ocorre um acidente no ambiente de trabalho, é necessário realizar uma investigação completa das causas que levaram à ocorrência em questão. Com a identificação dos motivos causadores do acidente, são adotadas ações corretivas para evitar que a situação se repita. Além disso, a comunicação do acidente e de sua causa para toda a organização permite que os demais colaboradores tenham acesso às informações e evitem se expor da mesma forma.
Principais falhas do processo: Ao identificar as falhas de um processo e seus principais causadores, é possível tirar lições que devem ser transmitidas a toda a organização, visando o aprimoramento dos processos e a diminuição das falhas.
Qual a importância de se ter uma sistemática para tratar lições aprendidas? Como implementar?
Quando lidamos com as lições aprendidas, é importante contar com um processo estruturado para identificação, análise e tratamento, pois é essencial que todo esse aprendizado esteja devidamente documentado e organizado. Isto é fundamental pois as lições aprendidas precisam estar disponíveis e facilmente acessíveis para que a equipe dos novos projetos utilize as informações.
A solução é a utilização de ferramentas informatizadas baseadas no PDCA para coleta, registro, análise de causa e solução dos problemas, com colaboradores e gerentes de projetos capacitados, gerando resultados significativos na qualidade, produtividade, custo e na competitividade da organização.
A implementação da gestão de lições aprendidas em um negócio precisa vir de cima para baixo. Ou seja: deve ser puxada pela alta direção, seguida, pelas demais hierarquias organizacionais.
A primeira etapa é incluir a gestão de lições na metodologia de trabalho da organização. Portanto, é necessário destacar para os colaboradores a importância de registrar as atividades desempenhadas.
Também é recomendado fazer pequenas reuniões ao término de cada etapa de um projeto. Nelas, devem ser debatidas as questões que foram exitosas e aquelas que necessitam de melhorias em ocasiões futuras.
Nesse sentido, um software de gestão pode contribuir consideravelmente, ajudando na organização e documentação adequada de todas as lições aprendidas.
Dessa forma, será criada uma base de conhecimentos para que os envolvidos pela área comercial e pelos projetos identifiquem o que precisa ser melhorado, façam uma análise de risco e pensem na maneira de resolver o que não deu certo.
O registro das lições também é importante para os futuros membros da equipe de projetos. Logo, quando a empresa possui uma documentação dos pontos positivos e negativos, é muito mais fácil que eles entendam o que deve e não deve ser feito nos futuros trabalhos.
Para tanto, é fundamental que a equipe de projetos inclua na sua rotina o acesso das lições aprendidas. No início de cada fase de um novo projeto, eles devem buscar na base de dados as situações do passado que foram positivas e aquelas que não devem se repetir.
Qual a importância das lições aprendidas para a evolução do conhecimento organizacional?
A prática de lições aprendidas está diretamente ligada a gestão do conhecimento organizacional, pois é uma ferramenta de disseminação de experiência e conhecimento para o projeto (presente ou futuro) e que, portanto, devem ser explicitadas, compartilhadas e disseminadas a fim de agregar valor às pessoas e à organização.
As lições podem, portanto, disseminar o conhecimento na organização, ajudando a mitigar os riscos de um projeto e permitindo melhor compreensão das atividades envolvidas. Para tanto, é importante lembrar que o processo de lições aprendidas deve estimular a participação e contribuição dos profissionais dentro de uma empresa, ajudando a evoluir o conhecimento organizacional.
Além disso, vale destacar que as lições aprendidas atendem a ISO 9001 que possui o requisito “Conhecimento Organizacional”. Ele visa garantir a disponibilidade do conhecimento necessário para a operação de seus processos e para alcançar a conformidade de produtos e serviços. A norma determina ainda que esse conhecimento deve ser mantido e estar disponível na extensão necessária. Sendo assim, a sistemática das lições aprendidas é uma das ferramentas para atender os itens da ISO 9001.
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