A procura pela otimização de processos nas empresas tem se tornado cada vez mais recorrente e vem impulsionando gestores e colaboradores a desenvolverem suas atividades com maior produtividade e qualidade. Nesse sentido, a ferramenta 5S é uma técnica que traz mais eficiência ao ambiente de trabalho e que pode ser implementada em qualquer empresa que busca agregar valores culturais em seus processos e utilizar práticas mais sustentáveis.
A ferramenta 5S foi desenvolvida no Japão, em meados dos anos 1950, após a Segunda Guerra Mundial, com o objetivo de ajudar as empresas a se estabelecerem no pós-guerra, e é conhecida por sua capacidade de disciplina, eficiência e organização. O sistema consiste em 5 etapas que buscam transformar a cultura organizacional da empresa. Continue lendo para entender o que é o programa 5S e como ele pode ajudar nos negócios de sua organização!
O que são os 5S?
A ferramenta 5S é baseada em 5 palavras japonesas, que foram contextualizadas como “os cinco sensos” aqui no Brasil:
- Seiri – Seleção
O primeiro senso diz respeito ao uso eficiente dos recursos e a capacidade de utilizar apenas os materiais, ferramentas, equipamentos e dados necessários. Com a análise da utilização desses recursos, é possível determinar e manter aqueles que são realmente importantes e os que devem ser descartados, ou que podem ser reutilizados, para evitar desperdícios. Este senso estimula nos colaboradores a percepção do uso consciente de recursos, por ordem de importância e necessidade.
- Seiton – Organização
Após selecionar apenas os recursos necessários, este é o momento de estabelecer um sistema de organização onde os itens devem ser dispostos conforme seu tipo e a frequência de utilização: quanto mais usados, mais acessíveis. Podem ser utilizados quadros de avisos e sinalização do local correto de armazenamento, como etiquetas. Desta forma, há grande economia de tempo, pois os colaboradores saberão exatamente onde está cada material.
- Seisou – Limpeza
O senso de limpeza, como o nome sugere, propõe um ambiente de trabalho asseado e está atrelado ao senso de organização, onde todos se responsabilizam por manter o local em boas condições. O conceito vai além do aspecto físico e envolve também uma cultura contra desvios, sejam sujeiras ou ruídos, e incentiva a transparência também nas relações interpessoais. Também é aplicado às redes de computador, arquivos na nuvem e em emails.
- Seiketsu – Padronização
Após os três primeiros sensos, chegou a hora da padronização. O Seiketsu trata da conservação de tudo que já foi feito até aqui, criando regras e padronizando as práticas desenvolvidas para que se tornem um hábito e estejam inseridas nos processos da empresa. Esta etapa é fundamental para que as melhorias adquiridas até o momento sejam mantidas ao longo do tempo!
- Shitsuke – Disciplina.
A disciplina é fundamental para o sucesso da implementação da ferramenta, sendo uma característica conquistada através de constante dedicação. Objetiva que todos os ganhos atingidos até aqui façam parte da cultura e da rotina da empresa. Nesta etapa, programas de treinamento que auxiliem os colaboradores a se habituarem com os novos processos são ótimos para a execução da ferramenta 5S.
A relação do 5S com as normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e Comportamento Seguro
Você certamente já ouviu falar da ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. Elas são normas muito requisitadas pelas empresas. Todas são aceitas internacionalmente e especificam o Sistema de Gestão de Qualidade, Meio Ambiente, Saúde e Segurança, respectivamente. Seu objetivo é criar um Sistema de Gestão que otimize os processos da empresa, trazendo melhorias significativas na qualidade do serviço/produto, reduzindo os impactos ambientais e os riscos à segurança e saúde dos trabalhadores.
E como o 5S pode ajudar? Ele ajuda as empresas que desejam implementar um Sistema de Gestão, influenciando positivamente na criação de ambientes mais organizados, de uma cultura voltada à disciplina e gerando hábitos mais sustentáveis. Focado na redução de desperdícios, o 5S estrutura processos mais eficientes que impactam positivamente no resultado da empresa. Trabalhando na disciplina, a ferramenta 5S muda o comportamento dos colaboradores, gerando redução dos incidentes e acidentes do trabalho.
7 motivos para implementar o sistema 5S
- Mais produtividade: ajuda na criação de um ambiente de trabalho mais organizado e agradável;
- Redução de custos: menos gastos com energia e outros insumos;
- Redução de desperdícios: melhor aproveitamento dos recursos;
- Ganho de tempo: evita retrabalho;
- Segurança do trabalho: ajuda no controle de riscos e prevenção de acidentes;
- Cria padrões: melhora o comprometimento dos colaboradores com as regras;
- Prepara a empresa: facilita na implementação de novas metodologias e certificações.
O passo a passo da implementação
A implementação do sistema 5S acontece a partir do ciclo PDCA, uma metodologia que garante o acompanhamento de processos de forma contínua. Com base nela está o passo-a-passo para introduzir o 5S em sua empresa:
- Mapeamento
Analise como são feitos os processos atuais para identificar os pontos frágeis, que precisam de melhorias e que devem ser priorizados.
- Engajamento da equipe
A participação de todos na empresa é primordial. Por isso, é necessário o comprometimento de líderes, gestores e colaboradores com a implementação. Os treinamentos são uma ótima fonte de incentivo para toda a equipe.
- Estratégia de implementação
A implementação consiste na promoção dos 5S, que devem ser aplicados um de cada vez, respeitando a sua ordem original: Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu e Shitsuke.
O início do processo é o descarte dos materiais desnecessários. Isto deve ocorrer em um dia “D” que deve ser documentado, de forma a demonstrar através de filmes e fotos o “antes” e o “depois”. O passo seguinte é a organização de cada área, para que cada ferramenta e material tenha seu local de armazenamento. A limpeza do ambiente é o passo seguinte. Daí vem a padronização, com a instalação de sinalizações, elaboração de procedimentos e instruções de trabalho, etc. Toda esta estratégia deve ser acompanhada de treinamentos de capacitação e conscientização!
- Avaliação e manutenção
Estabeleça métodos de avaliação do sistema e de manutenção, como as auditorias, que garantem que os 5 sensos sejam implementados corretamente e periodicamente acompanhados. Para garantir a disciplina, crie indicadores dos resultados do 5S por áreas, com apresentação em quadros de aviso, de forma que todos os colaboradores tenham acesso ao desempenho dos setores. Desta forma, crie uma competição positiva, pois todas as áreas querem ser reconhecidas e valorizadas! Também é muito importante incluir a nota do 5S como um dos critérios para distribuição dos bônus das lideranças!
Você pode contar com a ajuda de uma empresa especializada em consultoria para garantir o sucesso da implementação da ferramenta 5S e das normas ISO. A Stance é uma empresa especialista em consultoria, auditoria e treinamentos. Contamos com uma equipe de profissionais qualificados para auxiliar sua empresa a implementar o 5S e as principais normas aplicáveis ao seu negócio.
Desenvolvemos cursos especializados em NR, ISO e 5S, incluindo os treinamentos focados nas normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. Utilizamos o método da andragogia em todos os nossos cursos, uma técnica que permite aos treinandos maior nível de absorção do conteúdo programático. Nossos cursos de NRs são disponibilizados nas modalidades EAD, online e in company, para que sua empresa escolha a opção mais adequada à sua necessidade e realidade!
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