Sem dúvidas, você já deve ter ouvido falar em ações corretivas, certo? Tendo em vista que esse termo anda de mãos dadas com a ISO 9001, ISO 14001, 45001 e demais normas de Sistema de Gestão, precisamos relembrar de forma breve que as ações corretivas fazem parte da inteligência do sistema, já que com elas a empresa aprende com os problemas já vivenciados e evita que voltem a ocorrer.
Sendo assim, é importante destacar que a organização precisa tomar ações que sejam apropriadas à natureza da não conformidade e de seus efeitos, isto é, a abrangência e o porte das ações deve ser compatível com a complexidade e dificuldade em se resolver a não conformidade.
Tendo isso em mente, podemos destacar que as ações corretivas são iniciativas adotadas no ambiente corporativo e na nossa vida pessoal para que um problema (não conformidade) não volte a acontecer. Para isso, a tratativa adota o conceito do PDCA.
Entendendo mais sobre o assunto
É importante destacar que existem ações corretivas e ações de correção. Sendo assim, quando uma não conformidade é identificada, a empresa precisa tomar uma ação imediata para que danos maiores possam ser evitados. Nesse caso, a organização precisa de uma ação de correção (veja a definição na ISO 9000:15), também conhecida como ação de contenção, cujo objetivo é atuar sobre o problema na hora.
Geralmente, ações como reclassificação, retrabalho e reparo resolvem momentaneamente a não conformidade detectada, porém, não impede que a falha volte a acontecer, tendo em vista que o tratamento ocorreu no efeito do problema e não em sua causa.
São exemplos de ação de correção:
Quando tenho dor de cabeça: a ação de correção é tomar um analgésico
Fiação elétrica com princípio de incêndio: a ação de correção é apagar o fogo e reparar a instalação elétrica
Vazamento do cano de água: a ação de correção é fechamento do registo e reparo da tubulação
No caso das ações corretivas, conforme falamos no início do texto, seu objetivo é eliminar o problema pela raiz e impedir que ele se repita. Dessa forma, podemos dizer que a ação é tomada após a identificação da causa raiz.
São exemplos de ações corretivas:
Quando tenho dor de cabeça: algumas das ações corretivas são eliminar a sinusite e tomar ações para evitar que a sinusite retorne
Fiação elétrica com princípio de incêndio: algumas das ações corretivas são realizar inspeção periódica da fiação, realizar avaliação térmica da instalação, determinar e sinalizar o limite de carga a ser ligada no circuito
Vazamento do cano de água: algumas das ações corretivas são inspeção periódica do estado da tubulação, teste hidrostático da tubulação com frequência estabelecida
Mas qual a importância das ações corretivas para os Sistemas de Gestão?
As rotinas de tratamento de não conformidades e tomada de ações corretivas são requeridas pelos sistemas de gestão da qualidade, meio ambiente, energia, saúde e segurança, segurança da informação, compliance, antissuborno, etc. A ISO 9001 determina:
Ao ocorrer uma não conformidade, incluindo as provenientes de reclamações, a organização deve:
a) reagir a não conformidade e, como aplicável:
1) tomar ação para controlá-la e corrigi-Ia;
2) lidar com as consequências;
b) avaliar a necessidade de ação para eliminar a(s) causa(s) da não conformidade, a fim de que ela não se repita ou ocorra em outro lugar:
1) analisando criticamente e analisando a não conformidade;
2) determinando as causas da não conformidade;
3) determinando se não conformidades similares existem, ou poderiam potencialmente ocorrer;
c) implementar qualquer ação necessária;
d) analisar criticamente a eficácia de qualquer ação corretiva tomada;
e) atualizar riscos e oportunidades determinados durante o planejamento, se necessário;
f) realizar mudanças no sistema de gestão da qualidade, se necessário.
Independente do setor empresarial em que sua empresa se encontra, esse conhecimento é muito importante e a aplicação destas ações são cruciais para que seja possível alcançar o destaque e reduzir cada vez mais a existência de imprevistos e situações negativas, mesmo que sua empresa não esteja buscando certificação na ISO.
Dentre as ferramentas que podem te ajudar na análise de causas, está a famosa Espinha de Peixe os 5 Porquês e a árvore de causas. Essas ferramentas serão responsáveis por ajudar sua empresa a evitar a repetição de problemas, assim como influenciar toda equipe envolvida a se comprometer com os resultados a serem alcançados. A escolha da melhor ferramenta depende do tipo, da complexidade da não conformidade e da existência (ou não) de diversas causas associadas.
Tendo isso em vista, podemos abrir um parênteses para destacar que dentre as maiores dificuldades que uma empresa enfrenta no tema, está a definição de ações por equipe que não conhece o assunto a fundo, a identificação inadequada das causas e o estabelecimento de prazos incompatíveis, erro na determinação das responsabilidades pela realização das ações, registro de ações corretivas em diversas bases de dados (o que gera dificuldade na gestão das ações), falta de recursos financeiros, humanos e baixa priorização. Além disso, muitas das ações não são implementadas no prazo. Tudo isso faz com que as não conformidades deixem de ser resolvidas e voltem a acontecer.
Seguem abaixo algumas dicas para termos boas ações corretivas e garantirmos o atendimento a seus prazos:
- Identificação das causas das não conformidades através de equipe adequada e com conhecimento do tema;
- Uso de ferramenta correta para o processo de investigação de causas;
- Elaboração de uma base de dados única para todas as ações corretivas da empresa;
- Atribuição adequada dos responsáveis pelas ações corretivas;
- Determinação de prazos compatível com os recursos disponíveis;
- Realização de reunião periódica com a gerência para avaliação das ações em andamento, encerradas e em atraso;
- Criação e tratamento gerencial de indicadores que demonstrem o número de ações corretivas encerradas, pendentes e em atraso.
Destacamos que após realizadas as ações corretivas, elas precisam ser verificadas quanto a sua eficácia, isto é, devemos ter evidências que as não conformidades não voltaram a acontecer. Normalmente, esta última fase acontece 60 a 90 dias depois de implementadas as ações corretivas.
Agir sobre as causas de não conformidade é essencial
É extremamente importante tratar não conformidades e agir sobre suas causas de forma eficiente e para isso, a Stance, que conta com consultoria e treinamento, pode caminhar lado a lado da sua empresa. Através do nosso treinamento de Não Conformidade e Ações Corretivas ou nosso curso de MASP – Método de Análise e Solução dos Problemas, podemos capacitar o seu time para implementar uma ação corretiva eficaz. Também podemos fornecer apoio metodológico das equipes, acompanhando reuniões para investigação das causas e tratamento das ações corretivas, tanto de forma presencial como remota. Utilizando uma ferramenta moderna e digital, conseguimos dar suporte aos grupos de trabalho à distância.
Somos uma empresa que realiza auditoria, consultoria e treinamentos nas áreas de qualidade, meio ambiente, saúde e segurança do trabalho, sempre visando destacar sua empresa diante da concorrência e melhorar o desempenho da mesma no mercado. Conte com a gente, estamos no Facebook, Instagram e LinkedIn sempre trazendo as melhores informações para que você se mantenha atualizado e bem informado. Além disso, o Blog da Stance conta com atualizações semanais para que você fique por dentro de tudo.
Gostou de saber mais a respeito das ações corretivas e tudo que permeia o assunto? Então continue com a gente para se manter atualizado.
Até a próxima!
