Você sabia que os facilities referem-se a todos os recursos físicos e serviços necessários para o funcionamento adequado de uma organização? A gestão de facilities envolve a coordenação e o controle desses recursos, a fim de garantir a qualidade dos serviços e criar um ambiente seguro e eficiente para os colaboradores e clientes. É uma disciplina que abrange desde a manutenção predial até a gestão de fornecedores e prestadores de serviços de facilities.
A importância de serviços de facilities é evidente, pois os recursos físicos e serviços desempenham um papel fundamental no suporte às atividades fim da organização. Uma gestão eficaz desses aspectos proporciona diversos benefícios: eficiência operacional, ambiente de trabalho saudável, boa experiência do cliente e sustentabilidade ambiental.
A importância do ISO 41001 para os serviços de facilities
Com isso, precisamos destacar a norma ISO 41001, que é um modelo semelhante à ISO 9001, porém focada especificamente nos serviços de facilities. Ela fornece diretrizes e requisitos para ajudar as organizações a estabelecerem, implementarem, manterem e melhorarem um sistema de serviços de facilities eficaz. A ISO 41001 é baseada na gestão por processos, o que significa que enfatiza a identificação, documentação e melhoria do desempenho dos processos relacionados às facilities. Abrange diversas áreas, como por ex.:
– Manutenção
– Limpeza
– Energia
– Refrigeração
Além disso, as facilities incluem outras atividades de suporte, como a segurança do trabalho, suprimentos e engenharia de processos.
A gestão de facilities, fundamentada na gestão por processos, visa aprimorar o desempenho das atividades relacionadas aos recursos físicos da organização. Isso envolve a definição de indicadores de desempenho, estabelecimento e monitoramento dos SLA (service level agreement). Ao adotar uma abordagem baseada em processos, as empresas podem identificar oportunidades de melhoria, reduzir custos, aumentar a eficiência operacional e proporcionar um ambiente de trabalho mais seguro e agradável onde tudo funciona melhor..
Benefícios da gestão de facilities para a sua empresa
Diversas empresas podem obter benefícios significativos com os serviços de facilities. Hospitais, por exemplo, podem melhorar a qualidade e eficiência dos serviços de apoio ao atendimento hospitalar. Shopping centers podem otimizar a manutenção e a limpeza das instalações, proporcionando uma experiência agradável aos clientes. Indústrias podem aumentar a eficiência operacional, energética e reduzir os riscos ambientais. Nas grandes corporações, os centros compartilhados de serviços (CSC) podem fornecer serviços mais eficientes. Isso significa que qualquer organização que dependa de recursos físicos e serviços pode se beneficiar da gestão eficaz de facilities.
Para implementar a ISO 41001, algumas dicas são importantes. Primeiro, é recomendado realizar um diagnóstico completo da empresa. Em seguida, é necessário identificar os processos e suas interações, mapeando todas as atividades relacionadas à gestão de facilities. A criação de indicadores de desempenho e acordos de nível de serviço (SLA) tanto para processos internos quanto para serviços terceirizados de facilities também é uma forma de garantir a qualidade dos serviços prestados.
De forma mais simplificada, é possível descrever cada uma dessas dicas:
1. Realização de diagnóstico: Antes de iniciar a implementação da ISO 41001, é recomendado realizar um diagnóstico completo da empresa. Isso envolve a avaliação dos processos existentes e da estrutura física das instalações. Identificar as áreas que precisam de melhorias, as leis e normas que devem ser atendidas e compreender a situação atual é essencial para desenvolver um plano de ação eficaz.
2. Identificação dos processos e interações: A ISO 41001 enfatiza a abordagem baseada em processos. Portanto, é fundamental identificar todos os processos relacionados à serviços de facilities, desde a manutenção predial até a gestão de fornecedores e serviços terceirizados. Mapear esses processos e suas interações ajuda a compreender as entradas, as saídas e a sua interdependência. A partir daí, deve-se definir os riscos e oportunidades de cada processo.
3. Criação de indicadores de desempenho: Estabelecer indicadores de desempenho relevantes é crucial para monitorar a eficácia dos processos de facilities. Esses indicadores devem ser mensuráveis, realistas e alinhados aos objetivos da organização. Eles ajudam a acompanhar o progresso, identificar áreas de melhoria e tomar decisões embasadas em dados concretos.
4. Definição de SLA (Service Level Agreement): Para os processos internos e para os serviços contratados, é importante estabelecer acordos de nível de serviço (SLA). Esses acordos especificam as expectativas, os requisitos e os padrões de desempenho que devem ser alcançados. Definir SLAs claros e comunicá-los de forma eficaz ajuda a garantir que os serviços sejam prestados de acordo com as necessidades da organização.
5. Engajamento e treinamento dos colaboradores: A implementação da ISO 41001 requer o envolvimento de todos os níveis da organização. É essencial que os colaboradores sejam engajados no processo e compreendam seu papel na gestão de facilities. Realizar treinamentos adequados ajuda a aumentar a conscientização, desenvolver habilidades necessárias e promover uma cultura de excelência em facilities.
6. Monitoramento e melhoria contínua: A ISO 41001 enfatiza a importância da melhoria contínua. Uma vez implementada, é necessário estabelecer um sistema de monitoramento regular para avaliar o desempenho dos processos de facilities. Realizar auditorias internas e revisões periódicas permite identificar oportunidades de melhoria e tomar ações corretivas quando necessário.
Quais são os impactos positivos da implementação da ISO 41001 na sua empresa?
A certificação ISO 41001 traz diversos impactos positivos para os serviços de facilities. Além de promover uma abordagem estruturada e padronizada para a gestão da infraestrutura, a norma ajuda a estabelecer processos eficientes e a melhorar a comunicação entre os diferentes processos envolvidos. Ela também contribui para a redução de custos, o aumento da satisfação dos clientes e colaboradores, bem como para o cumprimento de requisitos legais e regulatórios.
Nesse contexto, uma empresa de consultoria e treinamento especializada fornece suporte valioso no caminho para implementação e certificação ISO 41001. A experiência da Stance na área de gestão de facilities e conhecimento aprofundado das normas ISO é fundamental para que a empresa desvende este novo mundo, focado na gestão da sua infraestrutura. Desta forma, auxiliamos na identificação de lacunas, desenvolvimento de planos de ação, elaboração de procedimentos, criação de métodos de monitoramento, treinamento dos colaboradores e realização de auditorias internas para garantir a conformidade com os requisitos da norma.
Somos uma empresa de consultoria, treinamento e auditoria especializada em gestão, treinamentos e certificação ISO. Com ampla experiência na área de facilities, oferecemos serviços personalizados para ajudar as organizações a implementarem a ISO 41001 e alcançarem a excelência na gestão de facilities. Para ficar sempre por dentro de todos assuntos que fazem a diferença na sua empresa, fique de olho no nosso blog e visite as nossas redes sociais: Facebook, Instagram e LinkedIn.
