Em muitas empresas, o sucesso de uma auditoria da ISO começa antes mesmo do auditor cruzar a porta. Ele nasce no planejamento, no alinhamento da equipe e, principalmente, na construção de um checklist claro e objetivo.
Um bom checklist é mais do que uma lista de verificação: é uma ferramenta para conduzir auditorias internas que realmente aprimoram o sistema de gestão e garantem conformidade com normas e requisitos legais.
É sobre isso que vamos falar: como estruturar, aplicar e extrair o máximo valor de um checklist de auditoria, com base na experiência da Stance em consultoria, auditoria e treinamentos corporativos.
O papel da auditoria interna no Sistema de Gestão da Qualidade, Meio Ambiente, Saúde, Segurança
A auditoria interna é uma das principais ferramentas de monitoramento do Sistema de Gestão (SG). Ela permite avaliar se os processos estão sendo seguidos conforme o planejado e identificar oportunidades de melhoria antes que uma não conformidade apareça, evitando grandes impactos ao cliente, ao meio ambiente, ao trabalhador, etc
Quando bem executada, uma auditoria traz benefícios diretos: reduz falhas operacionais, antecipa riscos, melhora a comunicação entre processos e valoriza a cultura do compliance. No entanto, tudo isso depende de um elemento central: um checklist bem estruturado e adequado à realidade de cada evento.
Como planejar e realizar uma auditoria eficiente
Uma boa auditoria depende de um planejamento adequado. Dentre as etapas a serem realizadas, destacamos a importância de um plano de auditoria coerente e do desenvolvimento de um checklist objetivo. Na Stance, trabalhamos com uma estrutura em quatro fases: planejamento, execução, relatório e acompanhamento.
1. Planejamento: Nesta fase, o auditor define o escopo, critérios e objetivos da auditoria. Deve-se estudar a documentação do processo auditado, desenvolver um plano de auditoria consistente que inclua a avaliação da interação entre os processos e um check list objetivo e adequado ao processo.
O checklist deve incluir itens que orientem a avaliação do processo, considerando suas entradas de informações e recursos e saída dos produtos e serviços. Entre outros dados a serem verificados, o check list deve incluir a avaliação de procedimentos e registros, indicadores, rotinas de monitoramento e qualificação do time.
2. Execução: Durante a realização da auditoria, o checklist atua como guia para observações em campo, entrevistas e coleta de evidências. Ele garante que nenhum requisito da norma seja deixado de lado, mantendo o foco na imparcialidade e no comportamento ético. Ele também é usado como local para registro das constatações e desvios identificados na auditoria.
3. Relatório: Após a auditoria, vem a fase do relatório! Nela, usamos o checklist para resgatar as constatações e também os desvios identificados. A partir deles, incluímos no relatório as evidências da auditoria, elaboramos as descrições de não conformidades e oportunidades de melhoria.
3. Acompanhamento: Após a entrega do relatório, é necessário acompanharmos a implementação das ações corretivas e avaliarmos a sua eficácia.
Como agregar valor na auditoria
A Stance considera fundamental que o auditor agregue valor ao processo. Isto significa que o auditor, de forma empática, e entendendo a posição do auditado deve buscar o resultado esperado para o processo e evidências que demonstrem se este resultado está sendo atingido. Durante a fase de coleta de informações, cabe ao auditor usar sua experiência no sentido de identificar pontos a serem melhorados ou ajustados. Daí o raciocínio da Stance de sempre utilizar auditores experientes, que conhecem o processo e a norma, para realizarem auditorias.
Evidências típicas e boas práticas de amostragem
Em uma auditoria da ISO, as evidências precisam ser objetivas e baseadas em fatos. Isso inclui documentos, registros, observações e entrevistas.
Segundo a NBR 19011:18 que fornece a diretriz para auditorias internas, devemos planejar e aplicar amostragem proporcional à complexidade do processo e à criticidade dos requisitos. Por exemplo, processos com riscos elevados e/ou histórico de não conformidades exigem uma amostragem mais ampla.
O segredo está em manter um equilíbrio entre profundidade, objetividade e tempo disponível, coletando evidências suficientes para transmitir segurança ao auditor e credibilidade ao auditado. Caso haja dúvidas, o auditor deve sempre avaliar mais amostras antes de chegar à conclusão do processo.
Como conduzir entrevistas e observações sem viés
Uma parte essencial da auditoria da qualidade (ISO 9001), meio ambiente (ISO 14001), segurança e saúde ocupacional (ISO 45001), segurança da informação (ISO 27001) e eficiência energética (ISO 50001) é a interação com as pessoas.
Durante as entrevistas, a Stance valoriza o auditor que cria um ambiente de confiança e empatia, evitando perguntas tendenciosas e interpretações pessoais. O checklist ajuda a manter o foco em fatos e resultados, reduzindo a influência de percepções subjetivas.
A observação direta dos processos também deve ser criteriosa. O ideal é registrar comportamentos e evidências, não opiniões. Por exemplo, em vez de “o operador pareceu desconhecer a IT-123 R0”, prefira “No processo industrial, evidenciado que a inspeção do produto XYZ não está sendo realizada de acordo com a IT-123 R0”.
Registro de constatações e tratamento de não conformidades
Cada constatação coletada deve ser registrada pelo auditor, sendo positiva ou negativa. Elas devem ser registradas no check list. Os desvios podem ser classificados conforme sua característica: não conformidade maior, menor ou oportunidade de melhoria.
Os resultados e a conclusão da auditoria são apresentados pelo auditor no Relatório de Auditoria que deve ser distribuído às lideranças dos processos auditados, no prazo adequado, para elaboração das ações corretivas.
Pensando nisso, recomendamos o uso de ferramentas como 5W2H, Ishikawa e 5 Porquês para investigar causas raízes e garantir que as ações corretivas realmente eliminem o problema na origem. Essa abordagem torna o plano de ação mais assertivo e evita reincidências.
Indicadores de eficácia da auditoria interna
Auditoria é uma forma de monitoramento, visando medir a aderência às normas e rotinas da empresa. Empresas maduras avaliam a eficácia da auditoria interna com indicadores como:
- Percentual de planos de ação concluídos dentro do prazo.
- Número de não conformidades recorrentes.
- Grau de aderência aos requisitos da auditoria.
- Nível de satisfação dos processos auditados.
Esses indicadores mostram se o processo está realmente agregando valor ao sistema de gestão ou apenas cumprindo uma obrigação formal.
Por que contar com a Stance como parceira
Na Stance, acreditamos que uma boa auditoria é aquela que transforma a rotina da empresa em aprendizado.
Com uma equipe experiente e atuação em múltiplos setores, oferecemos consultoria, auditoria e treinamentos corporativos totalmente personalizados, integrando qualidade, meio ambiente, saúde e segurança, ESG e segurança da informação.
Nossa metodologia une técnica e pragmatismo: ajudamos empresas a implementar e manter sistemas de gestão robustos, que atendam às normas ISO e promovam resultados reais.
Do planejamento da auditoria à elaboração do plano de ação, acompanhamos cada etapa com foco na adequação, produtividade e conformidade.
Auditorias bem realizadas trazem confiança e resultados
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